Mudança Organizacional

Capítulo 1
Projeto de Mudança Organizacional
(PMO)

APRESENTAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO PARA MUDANÇAS
POR DORIVAL CARREIRA
Organizando a reunião
O coordenador do projeto poderá sugerir ao presidente da empresa que a equipe organize a reunião. Caso esta proposta seja aprovada, recomenda-se organizá-la da mesma forma que a equipe organizou o evento de apresentação da Proposta de projeto.
Convidados
A seleção dos convidados para a reunião de diretoria caberá ao presidente da empresa.
O coordenador do projeto poderá sugerir ao presidente a participação de outros convidados que julgar importante. Caso o presidente aprove as indicações a reunião será dividida em duas partes. A primeira com a participação de todos os convidados e a segunda somente com os diretores que participarão do processo decisório.
O presidente da empresa poderá solicitar que a equipe participe da primeira ou das duas partes da reunião, a fim de prestar esclarecimentos de dúvidas e apresentar os documentos coletados que vierem a ser solicitados.
O coordenador do projeto recomendará ao presidente os nomes dos membros da equipe que participarão da reunião.
Analisando as propostas
Naturalmente, a reunião começará analisando as propostas de mudanças de curto prazo, depois as de médio e finalmente as de longo prazo. Dependendo da quantidade de propostas a serem aprovadas, a reunião poderá ser realizada em várias seções. No final da reunião o presidente da empresa deverá emitir uma ata relacionando as propostas de mudanças aprovadas, as aprovadas parcialmente (com condições ou restrições) e as reprovadas.

COLETA DE DADOS: CUIDADOS
POR DORIVAL CARREIRA

Alguns cuidados precisam ser tomados quando realizamos uma coleta de dados, a fim de não causar resistências ou constrangimentos aos funcionários e não cometer erros na coleta.
Contato com funcionários
Agendar com o funcionário o dia, hora e local onde o dado será coletado. Este local deverá ser o posto de trabalho do funcionário, preferencialmente. Assim será possível aplicar a observação direta simultaneamente. O membro do GT deverá fazer o máximo para não atrapalhar a rotina de trabalho do funcionário. Há dias em que o funcionário deve realizar trabalhos com data e hora marcada, como, por exemplo, fechar a folha de pagamento, o fluxo de caixa, atender um cliente. Portanto é o funcionário quem define a agenda. No entanto, caso o membro do GT sinta que o funcionário está criando dificuldades para agendar a coleta de dados é preciso tomar isto como um dado coletado e buscar os motivos da resistência. Este fato deverá ser comunicado ao coordenador do projeto que deverá ter uma conversa com o chefe do funcionário na tentativa de resolver o problema.
Ensaio
No dia anterior à coleta de dados, o coordenador do projeto e os membros do GT deverão passar a limpo os conceitos do RTD a serem coletados.
Deverá ser feito um ensaio da entrevista a qual deverá ser apoiada pelo roteiro previamente elaborado com vistas aos conceitos a serem coletados.
O questionário deverá ser testado em uma população amostral antes de ser aplicado. Este teste é denominado teste piloto.
O roteiro da observação direta deverá ser repassado e o coordenador do GT deverá ressaltar como a observação deverá ser realizada para garantir a qualidade dos dados a serem coletados.
Devem ser repassados os objetivos e as especificidades de todos os documentos a serem pesquisados.
Repassar a legenda do fluxograma, os princípios e as regras para racionalização de processos e as ligações lógicas entre tarefas para o levantamento da rotina de trabalho.
Para a coleta da estrutura organizacional legal os conceitos de cargo, órgão, autoridade, hierarquia devem estar internalizados no GT. O coordenador do GT deverá repassar o roteiro de entrevista e observação direta para a coleta da estrutura organizacional real. Para ambas as coletas o GT deverá dominar as disfunções da estrutura organizacional.
Para a elaboração do QDTE é preciso testar o aplicativo a ser utilizado na coleta de dados e fazer um teste piloto por uma semana.
Pontualidade
No dia da coleta de dados, quer seja para uma entrevista, questionário, observação direta ou pesquisa de documentos, os membros do GT deverão chegar na hora marcada. Chegar cerca de 15 minutos adiantado poderá ser interessante. Chegar atrasado nunca, mesmo com a melhor das justificativas, pois poderá dar sinais de que o projeto não está sendo levado a sério. O atraso dos membros do GT é um bom motivo para deflagrar um processo de resistência à mudanças.
Conceitos
O membro do GT deverá seguir o roteiro de conceitos criado no RTD. Portanto este deve estar numa seqüência lógica, racional e estrutura. Por exemplo, se a coleta de dados referir-se a uma rotina de trabalho, o roteiro de conceitos deve seguir a seqüência da rotina, do início para o final. Assim deve ser identificada a entidade que dá início a rotina, o envio de dados para a entidade que inicia a rotina, o controle, ou emissão de formulário, ou processamento de dados realizado, as bases de dados utilizadas, o controle, ou verificação realizado e as bases de dados consultadas, a tomada de decisão, o input de dados no sistema, a distribuição de fluxo e o envio de dados para a entidade de destino. A legislação e normas internas, os indicadores de resultados, o TC e os relatórios gerenciais compõem a lista de conceitos a serem coletados. Finalizando a coleta o GT deverá levantar se a empresa possui em seus quadros um administrador graduado em administração e se ele utiliza o fluxograma para monitorar o processo. Agindo desta forma o membro do GT facilitará o fornecimento de dados pelo funcionário.
Perguntas obrigatórias
Para a coleta de dados o membro do GT deverá tomar o cuidado de aplicar apropriadamente para cada um dos conceitos as perguntas:
• Quem?
• Onde?
• Quando?
• Como?
• Por quê?
Respondidas essas questões, podemos assegurar que a coleta de dados terá sua fase concluída.
Em cada um dos textos específicos é apresentada uma série de orientações para a coleta de dados sobre cada conceito utilizado pela ferramenta para que o GT tenha sucesso nessa fase.

Cuidado com críticas

Em nenhum momento o membro do GT deverá fazer qualquer tipo de crítica a forma como o trabalho é realizado, ou ao conteúdo de documentos, ou ao ambiente de trabalho, ou mesmo ao funcionário. Qualquer crítica, por melhores que sejam as intenções, será inoportuna, pois gerará um foco de resistência à mudanças e poderá precipitar uma trajetória para a solução do problema o que será muito prejudicial para a fase de apresentação das propostas de mudanças.
Cuidado com propostas
Em nenhum momento o membro do GT deverá fazer propostas de mudanças nesta fase, mesmo que a proposta seja a mais óbvia possível naquele momento. As propostas de mudanças são o resultado da fase de diagnóstico e não da fase de coleta de dados.
Respeito
Em nenhum momento o membro do GT poderá abrir gavetas, armários, arquivos, pastas, banco de dados, documentos sem a autorização da autoridade competente e do funcionário que os utilizada. Essa invasão gerará desconforto e criará um foco de resistência a mudanças.
O funcionário está em férias
O fato de o funcionário estar em gozo de férias tem duas interpretações: a primeira é que as férias já haviam sido programadas no início do exercício e a segunda é que o funcionário solicitou as férias depois do início do PMO. No primeiro caso, não há nada a ser observado, mas no segundo é preciso mais cuidado e atenção para os motivos que o levaram a tomar essa atitude. Ele pode estar se sentindo ameaçado, ou tem algo a esconder, ou tem dificuldade em atuar em ambientes instáveis provocados por um projeto como este?
Outra questão a ser respondida é se o coordenador do projeto deverá incluir o funcionário em férias na sua relação de entrevistados, ou não? Interromper as férias de um funcionário ou ir até o local onde o mesmo se encontra deve ser negociado com o presidente da empresa.
Anotações
Como já foi observado no texto Diagnóstico Organizacional. Uma abordagem para coleta de dados primários, numa entrevista não é recomendável fazer anotações.
Numa coleta de dados para o levantamento de uma rotina de trabalho o membro do GT, ao contrário da entrevista, deverá anotar todos os dados e informações que o funcionário apresentar, tomando o cuidado para não esquecer nenhum detalhe. Alguns depoimentos poderão ser gravados, desde que autorizados pelo funcionário, assim como poderão ser tiradas fotos digitais de documentos, do espaço físico, ou filmadas algumas cenas que julgar interessantes, sempre com autorização formal da autoridade responsável pela área.
Críticas e sugestões
As criticas ou sugestões feitas pelo funcionário deverão ser anotadas à parte e com uma observação referente à autorização, ou não, do funcionário ser identificado. O coordenador do projeto deverá decidir se usará, ou não, o dado ou informação no PMO. Porém se o fizer e o funcionário não tiver autorizado a sua identificação como autor, não poderá identificar sua autoria, pois está sob juramento do código de ética profissional. Caso o funcionário tenha autorizado ele deverá obrigatoriamente identificá-lo, pois se não o fizer poderá ser acusado de plágio pelo autor. Esses dados ou informações deverão ser mantidos no banco de dados do coordenador do projeto com senha de acesso restrito.
Dúvidas
No caso de dúvidas sobre os dados coletados, o coordenador do projeto deverá solicitar para o membro do GT voltar ao funcionário para esclarecê-las. Neste caso não é necessário agendar outra reunião. Portanto, antes de encerrar a reunião, o membro do GT deve garantir o retorno no caso de necessidade.

Tempo da coleta de dados
O tempo para coleta de dados é crítico, pois a empresa não pode parar as suas atividades em função do projeto. Embora no 1º Workshop o presidente da empresa tenha solicitado a colaboração de todos os funcionários para o projeto atingir seus objetivos, decisões precisam ser tomadas e mudanças improrrogáveis precisam ser feitas pelas entidades que atuam no processo. O coordenador do projeto nada poderá fazer a não ser manter-se informado das mudanças, a fim de atualizar os levantamentos já realizados. Experiências demonstraram que três meses é o tempo ideal para coletar os dados sem que haja muitas alterações.
Conflitos e soluções
Durante a fase de coleta de dados é comum a ocorrência de conflitos provocados por insegurança dos funcionários por temerem perder seus empregos, ou o poder que exercem em função das mudanças que, certamente, deverão ocorrer.
Sempre que for identificado um conflito o coordenador do projeto deverá ser notificado e este deverá fazer uma intervenção de esclarecimento, tirando todas as dúvidas dos funcionários.
A fim de reduzir o nível de estresse do funcionário é importante ouvir sua opinião quanto aos dados que estão sendo coletados, como possíveis mudanças a serem introduzidas poderão afetar as relações pessoais e deve ser feita uma avaliação sobre a oportunidade de ouvir as lideranças.